Was kostet die BSFZ-Bescheinigung?

Nach Angaben der BSFZ sind Beantragung und Ausstellung der Bescheinigung kostenfrei. Kosten entstehen nur, wenn Sie externe Unterstützung bei der Antragstellung beauftragen.

Wie lange dauert die Prüfung?

Die BSFZ entscheidet spätestens drei Monate nach Antragstellung, gerechnet ab der Eingangsbestätigung. Fordert sie Unterlagen nach, kann sich der Ablauf verzögern.

Kann ich mehrere Vorhaben in einem Antrag bündeln?

Die Bescheinigung wird für jedes Forschungs- und Entwicklungsvorhaben gesondert ausgestellt (§ 6 FZulG). Planen Sie deshalb für jedes abgrenzbare Vorhaben eine eigene, nachvollziehbare Beschreibung.

BSFZ-Bescheinigung: Antrag, Kriterien, Dauer

Q: Was passiert nach der Bescheinigung?

Die BSFZ übermittelt das Ergebnis auch an die Finanzverwaltung. Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres beantragen Sie die Forschungszulage über ELSTER beim zuständigen Finanzamt, das die Höhe festsetzt.

Die BSFZ-Bescheinigung ist die erste von zwei Stufen zur Forschungszulage: Die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) prüft inhaltlich, ob Ihr Vorhaben Forschung und Entwicklung (FuE) im Sinne des Forschungszulagengesetzes ist. Der Antrag läuft online, ist laut BSFZ kostenfrei und wird spätestens drei Monate nach Eingang entschieden. Erst mit der Bescheinigung kann das Finanzamt die Zulage festsetzen.

Was die BSFZ ist und was sie prüft

Die BSFZ arbeitet im Auftrag des Bundesministeriums für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR). Sie beurteilt ausschließlich die fachliche Frage, ob ein Vorhaben begünstigte FuE ist. Über die Höhe der Zulage, also über Personalkosten, Stundensätze oder Auftragsforschung, entscheidet später das Finanzamt.

Grundlage der Prüfung sind die Begriffe Grundlagenforschung, industrielle Forschung und experimentelle Entwicklung aus der Allgemeinen Gruppenfreistellungsverordnung (VO (EU) Nr. 651/2014). Diese Definitionen orientieren sich am Frascati-Handbuch der OECD, das FuE an fünf Merkmalen festmacht: neuartig, schöpferisch, ungewiss im Ergebnis, systematisch und übertragbar beziehungsweise reproduzierbar.

Die BSFZ selbst nennt drei Kriterien, die alle erfüllt sein müssen:

Kriterium	Was die Beschreibung zeigen sollte
Neuartigkeit	Ziel ist neues Wissen oder eine neue, deutlich verbesserte Lösung, die über den Stand der Technik hinausgeht.
Risiko und Unwägbarkeiten	Zu Beginn ist offen, ob und wie das Ziel technisch oder wissenschaftlich erreicht werden kann.
Planmäßigkeit	Das Vorhaben folgt einem Plan mit Zielen, Arbeitsschritten, Ressourcen und Zeitrahmen.

Der Antrag Schritt für Schritt

Registrierung im BSFZ-Portal. Für die Registrierung brauchen Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat. Planen Sie dafür etwas Vorlauf ein, falls Ihr Unternehmen noch keines hat.
Vorhaben beschreiben. Sie füllen das Online-Formular aus: Ziel, Stand der Technik, technische Herausforderungen, Arbeitsplan, Zeitraum und beteiligte Personen. Die BSFZ berücksichtigt nur die Angaben im Formular, ergänzende Textanlagen werden nicht gewertet.
Antrag signieren und absenden. Der Antrag wird digital mit dem ELSTER-Organisationszertifikat signiert.
Prüfung. Die BSFZ entscheidet spätestens drei Monate nach Antragstellung. Sie kann zusätzliche Unterlagen anfordern und Vor-Ort-Prüfungen durchführen.
Bescheid. Bei positiver Entscheidung erhalten Sie die Bescheinigung, die zugleich an die Finanzverwaltung übermittelt wird.

Wichtig für die Planung: Der Antrag kann vor, während oder nach der Durchführung gestellt werden. Begünstigt sind Vorhaben, die nach dem 1. Januar 2020 begonnen haben oder deren Auftrag nach diesem Datum erteilt wurde. Ein früher Antrag schafft Planungssicherheit, weil Sie vor der Kostenaufstellung wissen, ob das Vorhaben anerkannt wird.

Häufige Schwachstellen in Anträgen

Die BSFZ veröffentlicht keine Statistik zu Ablehnungsgründen. Aus den Kriterien lassen sich aber typische Schwachstellen ableiten:

Routine statt Forschung: Die Anpassung bekannter Lösungen, Standard-Softwareentwicklung oder reine Produktpflege erfüllt das Kriterium der Neuartigkeit meist nicht.
Kein erkennbares Risiko: Wenn klar ist, dass das Vorhaben mit bekannten Methoden gelingt, fehlt die technische Unsicherheit.
Marketingsprache statt Technik: Aussagen zu Marktchancen helfen nicht. Entscheidend ist, welches technische Problem ungelöst ist und warum.
Fehlender Stand der Technik: Ohne Abgrenzung zum bisherigen Wissen lässt sich Neuartigkeit nicht beurteilen.
Unklare Abgrenzung: Wenn mehrere Teilprojekte vermischt werden, ist nicht erkennbar, welcher Teil FuE ist.

Gegen eine Ablehnung können Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe elektronisch über das Portal Widerspruch einlegen; die BSFZ begrenzt die Begründung auf 4.000 Zeichen je Vorhaben. Für andere Vorhaben können Sie jederzeit einen neuen Antrag stellen.

Checkliste für die Vorhabenbeschreibung

Bevor Sie das Formular ausfüllen, sollten Sie diese Punkte schriftlich vorbereitet haben:

Ziel in einem Satz: Welches technische oder wissenschaftliche Ergebnis soll am Ende stehen?
Stand der Technik: Welche Lösungen gibt es bereits, und warum reichen sie nicht aus? Nennen Sie konkrete Ansätze, Normen oder Veröffentlichungen, an denen Sie sich messen.
Technische Unsicherheit: Welche Fragen sind zu Beginn offen, und woran könnte das Vorhaben scheitern?
Lösungsweg: Welche Hypothesen, Versuche, Prototypen oder Simulationen sind geplant?
Arbeitsplan: Arbeitspakete mit Zeitraum, beteiligten Personen und geschätzten Personenmonaten.
Abgrenzung: Welche Tätigkeiten gehören nicht zur FuE, etwa Serienvorbereitung, Vertrieb oder Routinetests?
Ergebnisse und Erkenntnisse: Bei laufenden oder abgeschlossenen Vorhaben, was bisher gelernt wurde, auch Fehlschläge.

Schreiben Sie so, dass eine fachkundige Person außerhalb Ihres Unternehmens das Vorhaben ohne Rückfragen versteht. Interne Abkürzungen, Produktnamen ohne Erklärung und Werbeaussagen erschweren die Prüfung. Halten Sie außerdem fest, wer im Unternehmen für den Antrag zuständig ist, damit Rückfragen der BSFZ innerhalb der gesetzten Fristen beantwortet werden.

Danach: der Antrag beim Finanzamt

Die Bescheinigung allein bringt noch kein Geld. Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres beantragen Sie die Forschungszulage über ELSTER bei dem Finanzamt, das für Ihre Einkommen- oder Körperschaftsteuer zuständig ist (§ 5 FZulG). Im Antrag nennen Sie die bescheinigten Vorhaben und die förderfähigen Aufwendungen so genau, dass das Finanzamt sie prüfen kann.

Das Finanzamt setzt die Zulage per Bescheid fest und rechnet sie auf die Steuer an; übersteigt sie die Steuer, wird der Rest erstattet. Fördersatz, Höchstbeträge und die neue Gemeinkostenpauschale erklärt der Ratgeber Forschungszulage. Eine erste Schätzung liefert der Forschungszulage-Rechner.

Selbst beantragen oder mit Unterstützung?

Die BSFZ hat das Verfahren so angelegt, dass Unternehmen den Antrag ohne fremde Hilfe stellen können. Externe Unterstützung kann sinnvoll sein, wenn mehrere Vorhaben abzugrenzen sind, die Dokumentation über Jahre rückwirkend aufbereitet werden muss oder Konzernstrukturen den Antrag beim Finanzamt verkomplizieren. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, beschreibt der Ratgeber Fördermittelberater finden. Spezialisierte Anbieter listet die Kategorie Forschungszulage.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung; verbindlich sind Gesetz, Bescheinigung und Bescheid der zuständigen Stellen.

BSFZ-Bescheinigung: So bestätigen Sie Ihr FuE-Vorhaben für die Forschungszulage